ФЗ "Об акционерных обществах", Статья 89

Статья 89. Хранение документов общества

       1. Общество обязано хранить следующие документы:
           устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, свидетельство о государственной регистрации общества;
           документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
           внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров и иными органами управления общества;
           положение о филиале или представительстве общества;
           годовой финансовый отчет;
           проспект эмиссии акций общества;
           документы бухгалтерского учета;
           документы финансовой отчетности, представляемые в соответствующие органы;
           протоколы общих собраний акционеров общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
           списки аффилированных лиц общества с указанием количества и категории (типа) принадлежащих им акций;
           заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
           иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.
       2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном для акционеров, кредиторов общества и иных заинтересованных лиц.

       1. Данная статья является новой, содержащиеся в ней нормы отсутствуют в ГК и других законодательных актах.
       В целях достоверного и полного отражения деятельности акционерного общества, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере на общество возлагается обязанность хранить документы. Документы служат одним из обязательных условий государственной регистрации акционерного общества и признания его легально действующим. Невыполнение соответствующей обязанности влечет для общества юридические последствия - отказ в регистрации санкции финансовых, налоговых органов.
       Документы и документооборот “сопровождают” всю деятельность акционерного общества. Необходимо руководствоваться при этом п.2 статьи 6 ФЗ от 20.02.95г. “Об информации, информатизации и защите информации” (СЗ РФ, 1995, No.8, ст.609) о том, что физические и юридические лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях. Причем согласно п.5 информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством. Такова ст.128 ГК, определяющая виды объектов гражданских прав.
       Хранение документов означает выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства (одобрена постановлением ГКНТ от 04.09.73г.) и утверждаемыми в соответствии с ней инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду:
           а) правила регистрации документов,
           б) порядок индексации документов,
           в) правила ведения учета документов,
           г) построение справочного аппарата,
           д) ведение контроля за исполнением документов,
           е) составление номенклатур и формирование дел,
           ж) подготовка документов к последующему хранению - экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив акционерного общества.
       В процессе хранения документов следует исходить из положений ст.9 Основ законодательства Российской Федерации “Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” (Ведомости РФ, 1993, No33, ст.1311) об охране прав собственника архива независимо от формы собственности.
       В статье дается точные перечень документов, которые подлежат обязательному хранению. Их около 20 видов. Перечень иных документов включает в себя: а) документы, предусмотренные настоящим федеральным законом; б) документы, предусмотренные внутренними документами акционерного общества; в) документы, предусмотренные другими правовыми актами (например, ст.ст. 26, 27 ФЗ от 23.11.95г. “Об экологической экспертизе” - СЗ РФ, 1995, No.48, ст.4556; ст.ст.2, 6 Закона РФ от 18.06.93г. “О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением” - Ведомости РФ, 1993, No.27, ст.1018).
       2. Статья предусматривает хранение вышеназванных документов акционерного общества в определенном месте. Установлены два вида признаков для характеристики места хранения. Во-первых, массив документов общества хранится по месту нахождения его исполнительного органа, которым считается место государственной регистрации акционерного общества как юридического лица. Такое пояснение следует из смысла п.2 ст.54 ГК. Во-вторых, в учредительных документах общества может быть определено иное место хранения его документов (например, в специально арендуемом здании, в помещении филиала или представительства общества). При этом должны быть соблюдены два условия - известность места хранения, информированность акционеров и других заинтересованных лиц (в т.ч. письменным уведомлением) и доступность его для обращения и получения сведений, справок, копий документов.
       В статье не регламентирован отдельно порядок хранения всего массива документов либо его части. Поэтому отмеченные правила должны применяться в обоих случаях.

Представленные на этом web-сайте материалы не являются юридической консультацией. Информация по услугам не является публичной офертой. Любой юридический совет по конкретному делу должен быть получен только непосредственно от адвоката.