|
Юридическая компания "Кремль-юрист" |
здравствуйте меня избили два урода их осудили по ст 116 ч1 муж...»
ЗАО «Мир» и ООО «Восток» заключили договор купли-продажи большой...»
Здравствуйте. Я проходил службу 2002-2004 вв.Мвд.Рф. В этом периуде...»
здравствуйте я прохожу военную службу по призыву пока служу умерла...»
Внимание! Возможно, это устаревшая версия документа!
В настоящее время база документов актуализируется.
Статья 50. Хранение документов общества
1. Общество обязано хранить следующие документы:
учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
положения о филиалах и представительствах общества;
документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества; списки аффилированных лиц общества;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.
1. Статья является новой. ГК РФ не устанавливает обязанности обществ с ограниченной ответственностью, связанные с хранением документов. В то же время в законодательстве Российской Федерации об отдельных видах юридических лиц, в частности, в акционерном законодательстве, подобные нормы имеются. Например, правила о хранении документов акционерного общества содержатся в ст.89 ФЗ "Об акционерных обществах". Перечень основных документов, которые обязано хранить акционерное общество, в основном совпадает с перечнем, установленным в комментируемой статье. Акционерное общество обязано также хранить документы, связанные с выпуском акций. Кроме того, в ст.89 ФЗ "Об акционерных обществах" в качестве объекта хранения отдельно выделены документы бухгалтерского учета.
В целях достоверного и полного отражения деятельности общества с ограниченной ответственностью, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере Закон возлагает на общество обязанность хранить указанные в п.1 ст.50 документы.
Документы и документооборот обеспечивают само существование соответствующей корпорации как юридического лица и всю юридически значимую деятельность общества с ограниченной ответственностью.
В соответствии с п.2 ст.6 ФЗ от 20.02.1995г. "Об информации, информатизации и защите информации" (СЗ РФ, 1995, No.8, ст.609) физические и юридические лица являются собственниками тех документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях. Причем согласно п.5 ст.6 указанного федерального закона информационные ресурсы, являющиеся собственностью организаций, включаются в состав их имущества в соответствии с гражданским законодательством. Данное правило основывается на ст.128 ГК РФ, определяющей виды объектов гражданских прав.
Право на создание архивов гарантировано законодательством Российской Федерации (п.1 ст.7 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993г. - Ведомости РФ, 1993, No.33, ст.1311). В соответствии с п.1 ст.9 Основ права собственника архива независимо от формы собственности охраняются законодательством. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России. При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации собственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы России о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации должны обеспечить их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Федеральной архивной службы России. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России в случае ликвидации негосударственных организаций.
Хранение документов означает выполнение комплекса действий, при совершении которых можно руководствоваться Единой государственной системой Делопроизводства (одобрена постановлением ГКНТ от 04.09.1973г.) и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду:
а) правила регистрации документов,
б) порядок индексации документов,
в) правила ведения учета документов,
г) построение справочного аппарата,
д) ведение контроля за исполнением документов,
е) составление номенклатур и формирование дел,
ж) подготовка документов к последующему хранению - экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив.
В процессе хранения документов следует учитывать и положения ст.9 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах об охране прав собственника архива независимо от формы собственности.
В п.1 ст.50 Закона приводится достаточно подробный перечень документов, которые подлежат обязательному хранению. Этот перечень не является исчерпывающим. В соответствии с комментируемой нормой, общество с ограниченной ответственностью обязано хранить и иные документы.
Понятие "иных документов" включает в себя:
а) документы, предусмотренные федеральными законами;
б) документы, предусмотренные другими правовыми актами (например, ст.26 и 27 ФЗ от 23.11.1995г. "Об экологической экспертизе" - СЗ РФ, 1995, No.48, ст.4556; ст.2, 6 Закона РФ от 18.06.1993г. "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" - Ведомости РФ, 1993, No.27, ст.1018);
в) документы, предусмотренные внутренними документами корпорации (положениями о филиалах, о ревизионной комиссии, о выпуске облигаций, о персонале, о правлении и др.);
г) документы, предусмотренные решениями органов управления общества.
Особое внимание должно быть уделено хранению бухгалтерских документов общества с ограниченной ответственностью. В соответствии со ст.17 ФЗ "О бухгалтерском учете", регулирующей хранение документов бухгалтерского учета, все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (т.е. руководитель исполнительного органа либо лицо, ответственное за ведение дел организации).
Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности призвано обеспечивать граждан, государственные органы и любые организации ретроспективной документальной информацией. Кроме того, хранение указанных документов осуществляется в целях достоверного и полного отражения деятельности организации, ее сопоставления с деятельностью Других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере.
Сроки хранения документов бухгалтерского учета должны быть установлены в правилах документооборота, утверждаемых в соответствующей организации при принятии учетной политики. Документооборот (правила создания или получения документов от других организаций, принятие документов к учету, их обработка и передача в архив) может регулироваться соответствующим локальным актом, при подготовке которого целесообразно руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983г. No.105.
Сроки хранения бухгалтерских документов в правилах документооборота должны устанавливаться в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. При этом указанные сроки не могут быть менее пяти лет.
Правила организации государственного архивного дела определяются в соответствии с законодательством и ведомственными нормативными правовыми актами об архивах, среди которых имеются и нормативные акты органов бывшего Союза ССР, которые продолжают применяться на территории Российской Федерации. Среди указанных правовых актов главную роль играют Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Кроме того, в данной сфере действуют:
Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 23.08.1993г. No.838 "О реализации государственной политики в архивном деле" (СА РФ, 1994, No.12, ст.3342);
Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994г. No.552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" (СА РФ, 1994, No.12, ст.878; СЗ РФ, 1996, No.15, ст.1575);
Положение о Государственной архивной службе России, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994г. No.552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России" (СА РФ, 1994, No.12, ст.878).
Применяются также:
Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (1991г.);
Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах СССР (1985г.);
Основные правила работы ведомственных архивов (1986г.);
Основные правила работы государственных архивов СССР (1984г.) и другие нормативные правовые акты об архивном деле, а также отдельные нормы правовых актов, регулирующих иные отношения (например, Закона РФ от 18.06.1993г. "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением").
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах. Сроки хранения зависят от принадлежности документов и определяются по правилам п.6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994г. No.552 (с последующими изменениями и дополнениями). По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховочными копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы России. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в т.ч. изготовление страховочных копий, выполняются за счет средств субъектов, сдающих документы.
После утверждения соответствующим архивным органом или учреждением описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу производится уничтожение документов, срок хранения которых истек, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России.
Правила хранения первичных документов бухгалтерского учета и учетных регистров определяются в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Такие документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (например, наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться в непереплетенном виде, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Выдача первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе такой комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
Целесообразно обратить внимание на то, что ФЗ "О бухгалтерском учете" (п.3 ст.10) предусмотрены особые требования к хранению регистров бухгалтерского учета. При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Особенности хранения бухгалтерской документации банков и других кредитных организаций определяются также с учетом Типового перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 16.01.1996г. No.10-2-1/65 по согласованию с ЦБР.
2. Пункт 2 ст.50 Закона предусматривает хранение указанных в п.1 документов общества с ограниченной ответственностью в определенном месте. Установлены два вида признаков для характеристики места хранения. Во-первых, массив документов общества хранится по месту его нахождения, которым, по общему правилу, считается место государственной регистрации общества как юридического лица. Такое пояснение следует из смысла п.2 ст.54 ГК РФ (см. также п.2 ст.4 Закона и комментарий к указанной статье). Во-вторых, в учредительных документах общества или в его внутренних документах может быть определено иное место хранения документов (например, в специально арендуемом здании, в помещении филиала или представительства общества). При этом должны быть соблюдены два условия - известность всем участникам общества места хранения, а также доступность его для ознакомления с документацией и получения справок, копий документов, иной информации.
В отличие от места хранения документации общества с ограниченной ответственностью, которое согласно Закону обязательно должно быть известно и доступно только его участникам, место хранения документов акционерного общества должно быть известно и доступно не только акционерам, но также кредиторам общества и иным заинтересованным лицам (ст.89 ФЗ "Об акционерных обществах").
В статье не регламентирован отдельно порядок хранения всего массива документов либо его части. Поэтому изложенные в ней правила должны применяться в обоих случаях.
Об аффилированных лицах общества см. комментарий к ст.45 Закона.
